Monatskalender: 01.01.2017 00:00

Trotz der Zunahme des E-Mail-Verkehrs, stelle ich immer wieder fest, dass viele Anwender (User) gar nicht wissen, wie E-Mail eigentlich funktioniert. Das ist bedauerlich, weil man mit mehr Wissen auch mehr Nutzen hat. Deshalb dieser Beitrag zu einer möglichst einfachen Erläuterung.

Wie bei der Briefpost benötigt man bei E-Mail ein "Postamt". Für E-Mails ist dieses Postamt ein sog. Mailserver. Dieser Server empfängt die Mails und verteilt sie weiter an die Adressaten. Dazu ist der Server mit dem Internet verbunden. 

Der Sender einer E-Mail sowie den Empfänger werden in Fachterminologie "Clients" oder Kunden genannt.

Die Analogie eines Mailservers mit einem Postamt trifft aber nur bedingt zu. Für die Briefpost gibt es im Prinzip nur die Deutsche Post (bis auf einige private Organisationen wie z.B.Arriva). Mailserver (oder E-Postämter) werden von sehr vielen Organisationen (sogenannten Providern) bereitgestellt, z.B. T-Online, Web.de, 1und1, GMX, KabelBW, um mal ein paar Beispiele zu nennen. Deren Server (der Computer mit Mailserver Programm) befindet sich in Prinzip in den Räumlichkeiten der Provider. Z.B. bei 1und1 in Karlsruhe. Die E-Mails selbst können in den gleichen Räumlichkeiten sein, aber auch ausgelagert und nicht in Deutschland.

Bekanntlich muss man bei diesen Provider eine monatliche Gebühr für die Internetverbindung bezahlen. Der Mailserver ist eine Dienstleistung (Service), die man dafür bekommt. Firmen, Behörden, Institutionen und andere Organisationen haben sehr oft eine eigene, direkte Verbindung mit dem Internet (node) und haben den Mailserver im Hause (was ihnen hilft, die Sicherheit des Datenverkehrs zu verwalten).

Nun gibt es zwei weitere Besonderheiten im Vergleich zur Briefpost.

  1. Der Mailserver kann so konfiguriert sein, dass die E-Mails auch dort verbleiben. Man wird benachrichtigt, wenn eine E-Mail eingegangen ist und man sie auf dem Mailserver lesen kann. Eigentlich genauso als ob das Postamt uns mitteilt, dass es einen Brief für uns hat, aber wir müssten auf das Postamt kommen um ihn zu lesen.
  2. Die gesamte E-Post zum Server läuft ohne Umschläge. Da setzen aktuell die Deutsche Post mit "ePost" und die Telekom mit "De-Mail" an, drucken die e-Post aus, stecken sie in einen frankierten Umschlag und kassieren eine Briefmarke.

In einem weiteren Beitrag auf dieser Webseite habe ich beschrieben, wie man einen E-Brief mit Verschlüsselung und Absender erstellt, darum gehe ich hier nicht weiter darauf ein.

Nun zu der Frage, wie Versand und Abholung der E-Mails funktionieren.
Als erstes muss man auf dem E-Postamt bekannt sein. D.h. man braucht einen Namen und Passwort (Kontodaten). Bei den grossen, vorher erwähnten Providern bekommt man diese E-Mail-Kontodaten automatisch zugeteilt. Diese E-Mail-Namen (Domänen) erkennt man auch an dem Teil nach dem @, wie Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! etc.
Alternativ kann man sich vom Provider für eine eigene Domäne registrieren lassen (wie meine Domäne "rozing.biz"). Das kostet meistens nicht sehr viel (1 €/Monat), hat aber der Vorteil, dass der Name besser erkennbar ist und bei Providerwechseln mit "umgezogen" wird, sodass die E-Mailadresse sich nicht ändert.